เปิดวิธีรับมือ "ชัตดาวน์เมือง" ด้วยเทคโนโลยี

NETIZEN เปิดประสบการณ์รับมือชัตดาวน์เมืองด้วยเทคโนโลยี แนะองค์กรพลิกวิกฤติโควิด-19 เป็นโอกาสในการปฏิรูปซอฟต์แวร์องค์กรสู่ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น
          "นายกฤษดา สาธุกิจชัย" ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร บริษัท เนทติเซนท์ จำกัด (Netizen) ที่ปรึกษาการวางระบบซอฟต์แวร์การบริหารจัดการทางธุรกิจ (ERP) เปิดเผยว่า สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ในประเทศไทยขยายออกไปเป็นวงกว้างมากขึ้นทุกที กรุงเทพฯ ปริมณฑล รวมถึงเมืองใหญ่ต่าง ๆ เริ่มมีมาตรการ  "ชัตดาวน์สถานที่เสี่ยง" ส่งผลให้องค์กรธุรกิจหลายภาคส่วนนำมาตรการทำงานจากที่บ้าน ( Work From Home) มาใช้เพื่อไม่ให้ธุรกิจสะดุดและสามารถดำเนินการต่อไปได้ในภาวะวิกฤติ
          ดังนั้นผู้ประกอบการ ควรเตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยีและกระบวนการดำเนินธุรกิจภายในองค์กร เพื่อรองรับการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในครั้งนี้ โดยเฉพาะด้านซอฟต์แวร์องค์กร และเทคโนโลยีด้านการสื่อสาร การจัดการข้อมูลองค์กรขึ้นไปอยู่บน "คลาวด์" เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ด้วยอุปกรณ์คู่กายอย่างสมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต
          สำหรับแนวทางในการ Work from home นั้น นายกฤษดา มองว่า กลุ่มผู้ประกอบการที่น่าเป็นห่วงที่สุด คือผู้ประกอบการขนาดกลาง  ซึ่งเป็น กลุ่มที่เริ่มมีทีมงานหลายทีม หลายฝ่าย  การบริหารส่วนใหญ่ยังเป็นลักษณะรวมศูนย์ เมื่อปรับให้ มีการ Work from home อาจทำได้ยากลำบากกว่ากลุ่ม อื่น ๆ ทั้งในแง่ของการสื่อสาร ประสิทธิภาพในการทำงาน และความต่อเนื่องของการทำงาน
          ดังนั้น Netizen จึงนำเสนอแนวทาง เพื่อให้แต่ละองค์กรเตรียมความพร้อมทางด้านไอที โดย 1.ปรับระบบโทรศัพท์จากระบบ Analog เป็นระบบ IP PBX (IP Phone) เพื่อให้สามารถรับโทรศัพท์ที่โทรเข้า ออฟฟิศได้ทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ตเข้าถึงซึ่งสามารถวางระบบได้เร็ว ลงทุนต่ำ และจ่ายตามการใช้งานจริง   2.การเลือกใช้แพลตฟอร์มในการทำเอกสารออนไลน์ ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Google Suite (Doc, Sheet, Slide) หรือ Office365 (Excel, Word, Power point)  ซึ่งจะทำให้ทุกคนสามารถทำ งานอยู่บนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกันได้อย่างรวดเร็ว
          3.กำหนดแพลตฟอร์มแชตออนไลน์ที่จะใช้ในองค์กรร่วมกัน โดยเลือกตามความเหมาะสมและความคุ้นชินในการทำงานของพนักงานเป็นหลัก 4.เลือกแพลตฟอร์มในการประชุมทางไกล ซึ่งปัจจุบันมีให้เลือกใช้บริการหลากหลาย เช่น Microsoft Teams, Hangouts, Webex และ Zoom และ 5.ใช้แพลตฟอร์มสำหรับแชร์ไฟล์งานซึ่งในปัจจุบันมีหลากหลายค่าย เช่น One Drive, Google Drive, Dropbox, icloud, Origami E-doc และ zDoc
          ส่วน 6.ใช้ระบบบริหารโครงการ  ปัจจุบันมีอยู่หลายระบบ เช่น Asana, Trello, Basecamp และ Origami CRM เป็นตัวช่วยในการมอบหมายงาน วางแผนงาน และติดตามงานในแต่ละโครงการ ให้เป็นไปตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้ 7.จัดเตรียมระบบบริหารทรัพยากรบุคคลผ่านคลาวด์ แทนการสแกนลายนิ้วมือหรือการตอกบัตรในที่ทำงาน 8.ควรมีระบบ CCTV Cloud กล้องวงจรปิดในองค์กร  ที่เก็บ Storage บน Cloud ได้ เพื่อใช้สำหรับตรวจสอบภายในออฟฟิศ กรณีต้องให้พนักงานทำงานที่บ้านทั้งหมด
          9.ควรมีระบบอนุมัติการทำงานต่าง ๆ โดยไม่ต้องเซ็นเอกสาร ซึ่งปัจจุบันมีระบบที่นิยมใช้งานในองค์กร เช่น One web, K2 และ Origami ซึ่งแต่ละแบบสามารถที่จะเชื่อมเข้ากับระบบ ERP ขององค์กรได้ง่ายขึ้น สามารถช่วยให้ลดขั้นตอนในการส่งเอกสารในการอนุมัติ และทำงานได้อย่างรวดเร็ว และ 10.ปรับองค์กรเข้าสู่ระบบคลาวด์ ERP และ e-Tax Invoice
          นอกจากนี้ องค์กรจำเป็นต้องสื่อสารกับซัพพลายเออร์และลูกค้า เพื่อขอความร่วมมือในการส่งเอกสารต่าง ๆ เป็นแบบ Digital Document แทน  พร้อมโอนเงินผ่านทางช่องทางออนไลน์ เพื่องดใช้แมสเซนเจอร์วางบิลรับเช็ค ช่วยป้อง กันการแพร่ระบาดของไวรัส พร้อมทั้งกระตุ้นให้การลดใช้กระดาษมากขึ้น
          การ "Work Form Home" ครั้งนี้ จึงไม่ได้เป็นเพียงการรับมือผลกระทบจากโควิด-19 เท่านั้น แต่ยังเป็นอีกหนึ่งแนวโน้มของไลฟ์สไตล์การทำงานในอนาคต และถือได้ว่า การปฏิรูประบบซอฟต์แวร์องค์กรในครั้งนี้ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปในตัวอีกด้วย.

          บรรยายใต้ภาพ 
          กฤษดา
--จบ--

          --เดลินิวส์ ฉบับวันที่ 25 มี.ค. 2563 (กรอบบ่าย)--